Những vật dụng không thể thiếu trong tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện là một lĩnh vực bao gồm rất nhiều các hoạt động thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau như: tổ chức lễ khai trương, tổ chức sự kiện thành lập, kỷ niệm đơn vị, tổ chức, tổ chức sự kiện khánh thành hoặc sự kiện khai trương, động thổ, tổ chức sự kiện giải trí,...

Để một sự kiện thành công tốt đẹp chúng ta phải lên kế hoạch và chuẩn bị nhân sự, vật dụng rất rõ ràng và kỹ lưỡng. Nếu bạn là một người mới vào nghề và còn đang băn khoăn trong việc chuẩn bị vật dụng và các thiết bị cho sự kiện, đừng bỏ lỡ bài viết này.

1, Phân loại các sự kiện như thế nào?

Để có thể lên được checklist những vật dụng dùng cho sự kiện, bạn phải phân loại xem loại sự kiện mà bạn sẽ tổ chức là sự kiện gì. Thông thường người ta sẽ phân loại sự kiện theo những loại sau:

Phân loại sự kiện theo quy mô:

• Sự kiện lớn: Sự kiện có quy mô lớn với đông đảo người tham gia, con số lên đến hàng ngàn người

• Sự kiện vừa: Sự kiện có quy mô vừa phải, với số lượng người tham gia từ vài trăm người trở lên

• Sự kiện nhỏ: Sự kiện có quy mô nhỏ, với số lượng người tham gia từ vài chục đến trăm người

Phân loại sự kiện theo hình thức:

• Sự kiện văn hóa, lễ hội

• Sự kiện thể thao

• Sự kiện giải trí

• Sự kiện lễ kỷ niệm

• Sự kiện bán hàng, khai trương

Việc xác định quy mô của sự kiện, giúp chúng ta nhận định được và ước chừng được số lượng các loại thiết bị và vật dụng cần tham gia. Việc xác định được hình thức của sự kiện giúp chúng ta xác định được các loại thiết bị cần phải chuẩn bị cho sự kiện.

2, Bạn cần phải chuẩn bị những gì cho 1 sự kiện diễn ra

Thông thường, hiện nay đa số các sự kiện diễn ra là sự kiện có quy mô vừa và nhỏ. Ở bài viết này Đại Nhật sẽ chia sẻ đến các bạn các thiết bị cần phải chuẩn bị cho một sự kiện vừa và nhỏ, thuộc lĩnh vực khai trương, hội nghị và giải trí nói chung.

Theo đó chúng tôi sẽ chia ra thành 2 hạng mục: các thiết bị chung và các thiết bị đặc thù.

Các thiết bị chung cần phải chuẩn bị:

Các thiết bị và vật dụng cần phải chuẩn bị trước khi sự kiện bắt đầu:

• Tờ rơi, standee giới thiệu thông tin

• Poster và băng rôn treo ở những nơi thu hút được sự chú ý

• Tùy theo tính chất của sự kiện: có những sự kiện sẽ yêu cầu các thiết bị đi truyền thông như loa kéo, quần áo đồng phục cho nhân viên đi phát tờ rơi, xe vận chuyển nhân sự phát tờ rơi, nhân sự truyền thông.

• Trong trường hợp cần phải đặt bàn để truyền thông sự kiện: sẽ cần thêm những thiết bị để đặt bàn và thu thập thông tin của khách hàng quan tâm đến sự kiện

Công ty cung cấp sản phẩm tổ chức sự kiện Đại Nhật

Các thiết bị và vật dụng cần phải chuẩn bị trong sự kiện:

Với những sự kiện ngoài trời bạn có thể phải chuẩn bị: dù che, ô che nắng, nước uống

Các loại hình gây chú ý như bóng bay , Rối Hơi .... Đối với các sản phẩm bơm hơi bạn nên dùng thêm các loại máy thổi nửa nhé 

Các thiết bị về âm thanh: loa đài, mic, bộ chỉnh âm

Các thiết bị về ánh sáng: đèn chiếu, đèn hắt, đèn di động, đèn trang trí, dàn đèn,...

Các thiết bị trình chiếu: màn chiếu, máy chiếu, màn hình led

Các ổ cắm điện, dây dẫn điện, máy phát điện phục vụ cho chương trình

Máy tính, máy chỉnh âm thanh, máy chỉnh ánh sáng, dây nối thiết bị giữa máy tính và máy chiếu, máy tính và dàn loa,...

Máy bộ đàm, USB, đĩa CD, đầu đọc thẻ nhớ để sao chép thông tin

Backdrop chụp hình, backdrop sân khấu

Cổng chào khách: có thể là cổng hơi, cổng 3D hoặc những loại cổng đặc thù khác

Sân khấu: bục sân khấu, thảm trải sân khấu, đèn sân khấu, trang trí sân khấu, bục phát biểu, hoa để sân khấu, hoa tặng khách mời và các thiết bị cảnh quan khác nếu cần,...

Thảm trải sàn, thảm đỏ - line đỏ cho khách đi, barie quây cho khách đi

Bàn ghế cho sự kiện: khăn trải bàn, khăn quây bàn, áo ghế có nơ cho sang trọng, bàn gồm những loại như: bàn tiệc, bàn check in khách tham gia, bàn để quà tặng, bàn đại biểu,...

Phiếu check in cho khách tham gia sự kiện, phiếu thăm dò thông tin, sticker dán áo, dán tay, quà tặng cho khách tham gia, hoặc là các loại giấy tờ thông tin như timeline chương trình, sơ đồ bố trí sự kiện để khách tham gia nắm được thông tin,...

Để khách nắm được thông tin ở các sự kiện cần bố trí: quầy thông tin sự kiện bao gồm tờ rơi, timeline chương trình, treo băng rôn thông báo ở sảnh, đặt standee giới thiệu chương trình, đặt biển hướng dẫn gửi xe, biển timeline chương trình, biển sơ đồ chương trình cho khách tham gia,...

Ngoài ra còn phải chuẩn bị những thiết bị để set up như: các vật dụng trang trí theo decor, kìm cắt dây, tua vít, kìm bấm, ốc vít, dây nilon, thước dây, kéo cắt băng keo, băng keo, keo dán, dây kẽm để buộc, máy khoan, máy cắt, máy ảnh, máy phát điện, máy quay phim,...

Đồ ăn, thức uống, tủ thuốc để phòng trường hợp khẩn cấp, giấy vệ sinh, khăn giấy, kim chỉ, kim băng, bút laser, đèn pin để khắc phục sự cố và điều hướng khách tham gia…

Đối với thành phần ban tổ chức nên chuẩn bị thẻ tên để đeo, chuẩn bị vé để phân loại khách mời với những sự kiện có tính phân loại và có nhiều khu tổ chức

Ngoài ra người chuẩn bị chương trình còn phải chuẩn bị những mẩu giấy note, bút ghi chép thông tin, tờ giấy in kịch bản chương trình, phân công công việc để có thể tra cứu thông tin và đưa ra cách giải quyết những trường hợp khẩn cấp như thế nào cho phù hợp,...

Công ty cung cấp sản phẩm tổ chức sự kiện Đại Nhật

Các thiết bị đặc thù để chuẩn bị trong những sự kiện

Ngoài những thiết bị đã nêu trên, thì mỗi sự kiện khác nhau sẽ cần những vật dụng khác nhau trong khâu tổ chức:

VD các chương trình hội thảo thì cần chuẩn bị tài liệu cho khách tham gia, bục phát biểu, micro cho người phát biểu, nước uống, tiệc trà cho người tham gia,...

Với các sự kiện bán hàng: bạn nên chuẩn bị thêm các vật dụng cho các trò chơi mini game, hòm bốc thăm, bộ đồ ngộ nghĩnh cho người mặc để thu hút khách, quà tặng và các sản phẩm cần bán trong chương trình,...

Với các sự kiện đám cưới, lễ kỷ niệm: bạn có thể chuẩn bị phần backdrop nổi để chụp hình, máy chụp hình lồng khung lấy ngay tại sự kiện,...

Mỗi một loại sự kiện khác nhau sẽ có những list danh mục cụ thể và chi tiết từng loại thiết bị khác nhau.

Dù bạn là người mới vào nghề hay là người đã lâu năm trong nghề, list danh sách thiết bị và nhân sự chính là chìa khóa không thể thiếu dành cho bạn.

Để lên cho mình một kế hoạch tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nhất và không bỏ lỡ bất kỳ một hạng mục nào, liên hệ với Đại Nhật ngay ngày hôm nay bạn nhé!