Kế hoạch để tổ chức 1 sự kiện thành công

Với sự phát triển của công nghệ kỹ thuật số, khi mà con người có thể ngồi ở nhà để cập nhật mọi thông tin, thì hình thức quảng cáo online đang ở vị thế độc tôn.

Tuy nhiên, không phải vì thế mà các hình thức quảng cáo offline như tổ chức sự kiện mất đi vị thế của mình. Để có thể làm nên 1 chiến dịch quảng bá thương hiệu ngoại và nội bộ thành công thì các chiến dịch quảng cáo online chỉ đóng góp vai trò bổ trợ cho các kỳ sự kiện của doanh nghiệp.

Vậy tổ chức sự kiện xúc tiến, tiếp thị, quảng bá như thế nào cho hiệu quả? Xin mời quý bạn đọc cùng Đại Nhật cập nhật thông tin qua bài viết sau đây bạn nhé!

1, Những yếu tố để quyết định việc tổ chức 1 sự kiện thành công là gì?

Khác với các chiến dịch quảng cáo online, nơi mà bạn có thể tiến hành thực hiện và hoàn thiện chỉ trong 1 vài ngày thì các chương trình sự kiện cần sự chuẩn bị từ vài tuần đến vài tháng để phục vụ cho 1 ngày diễn ra sự kiện.

Điều đó cho thấy, yếu tố quyết định cho 1 sự kiện thành công thì công tác lên kế hoạch chuẩn bị chiếm tới 80 - 90%. Vậy làm thế nào để có thể lập được 1 kế hoạch tổ chức sự kiện thành công?

2, Cách thức lên kế hoạch để tổ chức sự kiện

Xác định mục tiêu, mục đích của sự kiện

Bước đầu tiên, người tổ chức sự kiện phải xác định rõ ràng được mục đích tổ chức sự kiện: là chương trình tri ân khách hàng, chương trình quảng bá sản phẩm, chương trình khai trương, chương trình vinh danh,... để xây dựng một format phù hợp.

Sau đó, căn cứ vào mục đích để xác định mục tiêu kết quả mà bạn muốn hướng đến là gì:

Nếu mục tiêu của bạn là bán nhiều sản phẩm nhất cho khách hàng thì bạn phải xây dựng kịch bản kêu gọi khách hàng hành động như thế nào?

Nếu mục tiêu của bạn là quảng bá và vinh danh, bạn cần phải chia sẻ được ý nghĩa của buổi sự kiện diễn ra.

Xác định quy mô và ngân sách cho buổi sự kiện:

Từ những mục tiêu và mục đích ban đầu, bạn có thể hoạch định sơ bộ được quy mô của buổi sự kiện.

Sau đó căn cứ vào mức ngân sách được sử dụng cho sự kiện, bạn xây dựng lên 1 bảng dự toán chi phí cần thiết để tổ chức. Phần chi phí này bao gồm nhiều phần:

• Chi phí nhân sự
• Chi phí quảng bá
• Chi phí cho vật chất và thiết bị

Lên kế hoạch sơ bộ cho buổi sự kiện

Từ 2 mục chính trên, chúng ta có thể hoạch định được một số những loại kế hoạch sơ bộ để tổ chức sự kiện như sau:

• Kế hoạch chi tiết những công việc cần làm
• Kế hoạch nhân sự
• Kế hoạch truyền thông sự kiện
• Kế hoạch và timeline chi tiết chương trình diễn ra
• Kế hoạch sau khi kết thúc sự kiện
• Lên kế hoạch chi tiết từng hạng mục cho sự kiện
• Kế hoạch chi tiết những công việc cần làm:

Tùy theo quy mô của sự kiện bạn phải lên được những công việc mà bạn sẽ phải làm:

Xác định thời gian khảo sát địa điểm và thuê nơi tổ chức sự kiện

Đối với những sự kiện cần có sự hỗ trợ tài chính, bạn phải lên được kế hoạch xin tài trợ và làm hồ sơ xin tài trợ

Sau đó lên được outline thiết kế của sự kiện: bố trí cảnh quan, các thiết bị cần thiết cho sự kiện.

Lên được kế hoạch chi phí những vật dụng và nhân sự trước, trong và sau quá trình thực hiện sự kiện

Trong phần này bạn cũng có thể lên kế hoạch thuê các nhà cung cấp tổ chức sự kiện, nếu sự kiện của bạn lớn và cần có sự trợ giúp từ 1 bên thứ 3

Kế hoạch nhân sự:

Phần này bạn chia thành 3 phần:

Nhân sự trước quá trình sự kiện: bao gồm nhân sự lên chương trình, nhân sự truyền thông, nhân sự quảng cáo, nhân sự thiết kế chương trình, nhân sự xin tài trợ.

Nhân sự trong quá trình sự kiện: Nhân sự kiểm soát chương trình, nhân sự checkin chương trình, nhân sự phục vụ chương trình, nhân sự phục vụ kỹ thuật, nhân sự cho chương trình biểu diễn,...

Nhân sự sau khi kết thúc sự kiện: Nhân sự hoàn thiện truyền thông, nhân sự chăm sóc khách hàng và tập hợp tin tức sau sự kiện kết thúc.

Kế hoạch truyền thông:

Phần này bạn phải nêu ra được:

Những kênh truyền thông cho sự kiện: báo đài, facebook, báo điện tử, kênh truyền thông nội bộ, kênh truyền thông phát tờ rơi, treo băng rôn,...

Nhân sự viết bài, thiết kế băng rôn, biểu ngữ, nhân sự làm video

Nhận sự chạy quảng cáo các kênh: Facebook ads, Google ads, zalo ads hay các bài báo trên truyền hình, địa phương.

Set up được thời gian nào thì cần đăng những thông điệp nào, đến những đối tượng khách hàng như thế nào.

Kế hoạch và timeline chi tiết chương trình diễn ra

Phần này bạn phải nêu ra được timeline chi tiết chương trình diễn ra vào thời gian nào, gồm những hạng mục nào và những nhân sự nào phụ trách.

Đối với những sự kiện có phần tiệc kèm theo, cần phải có thêm nhân sự care tiệc và phụ trách đưa ra đúng thời gian, điều phối quan khách tham dự theo đúng ý đồ và kế hoạch đưa ra.

Kế hoạch sau khi kết thúc chương trình sự kiện

Sau khi kết thúc chương trình sự kiện:

Đưa ra được thời gian để đưa tin tức lên các ấn phẩm truyền thông báo chí, đài báo: bao gồm bài viết PR, video sự kiện, phóng sự thực hiện sau sự kiện.

Đưa ra thời gian gửi email cảm ơn khách tham gia sự kiện

Đưa ra những email và chương trình ưu đãi cho khách hàng sau khi tham gia sự kiện.

3, Một số TIPS để xây dựng một kế hoạch tổ chức sự kiện thành công

Để tổ chức một sự kiện thành công người tổ chức sự kiện trong quá trình lên kế hoạch và thực hiện kế hoạch cần lưu ý những vấn đề sau:

Lên kế hoạch sớm, chốt các phương án với nhà cung cấp và các đơn vị kết hợp sớm để sự kiện diễn ra được đúng kế hoạch.

Do sự kiện khi phát sinh sẽ diễn ra trực tiếp, vì vậy sẽ gây bối rối cho người điều phối và đạo diễn sự kiện thiếu kinh nghiệm. Bạn nên đưa ra các kế hoạch plan B cho những phương án không khả thi xảy ra để có thể tránh những phát sinh và rủi ro đáng tiếc.

Dàn dựng và chuẩn bị diễn tập trước sự kiện để duyệt trước khi diễn ra chương trình khoảng 1- 2 ngày. Tại bước này, người tổ chức và đạo diễn sự kiện có thể phát hiện ra được những thiếu sót trong khâu chuẩn bị để bổ sung kịp thời nhất.

Nên tổng hợp sẵn 1 bảng kinh nghiệm và các câu hỏi, tình huống có thể xảy ra trong sự kiện

Tổ chức sự kiện là công việc tương đối phức tạp và đòi hiểu nhiều kinh nghiệm cũng như sự chuẩn bị kỹ lưỡng cho người làm sự kiện. Là một người làm sự kiện chuyên nghiệp, hãy chuẩn bị và lên cho mình những kế hoạch tổ chức sự kiện tốt nhất.

Hiện nay Đại nhật là công ty chuyên cung cấp các thiết bị và dụng cụ chuyên phục vụ cho sự kiện như dù che , bạt che , rối hơi .... liên hệ với Đại Nhật ngay ngày hôm nay khi có nhu cầu bạn nhé!

CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN ĐẠI NHẬT

ĐƠN VỊ SẢN XUẤT SẢN PHẨM DÙ BẠT - DÙ CHE - RỐI HƠI - CỔNG HƠI - BÀN GHẾ HỌC SINH UY TÍN

CAM KẾT: HÀNG ĐẢM BẢO CHẤT LƯỢNG - GIÁ THÀNH CẠNH TRANH - THỜI GIAN GIAO HÀNG NHANH NHẤT.

GIAO HÀNG TRÊN 64 TỈNH THÀNH TRÊN TOÀN QUỐC 

Hiện nay chúng tôi có 03 cơ sở sản xuất phân bổ tại 03 miền Bắc - Trung - Nam.

Cơ sở Hà Nội: Số K6, tòa nhà HỒNG HÀ, ngõ 109 Trường Chinh, Hà Nội.

Cơ sở tại TP. Hồ Chí Minh: Số 12, Đường số 13, Phan Văn Kiểng, Quận 7, TP. Hồ Chí Minh

Cơ sở tại Phú Thọ: Thị trấn Đoan Hùng, Huyện Đoan Hùng, Tỉnh Phú Thọ.