Tổ chức sự kiện là gì và bạn cần chuẩn bị gì

Cập nhật ngày : 29-11-2019 11:26

 

Hiện nay, tổ chức sự kiện là một nghề được rất nhiều các bạn trẻ theo đuổi, dù các ngành học về quản lý sự kiện hay truyền thông chưa thực sự phát triển ở Việt Nam.

Những người tổ chức và quản lý các sự kiện truyền thông lớn tại nước ta hầu hết đều tốt nghiệp từ các trường lớp nước ngoài, hoặc làm trái ngành nghề chuyển sang.

Vậy tổ chức sự kiện là gì và bạn cần phải chuẩn bị những gì để làm tốt 1 sự kiện? Ở bài viết này Đại Nhật sẽ đưa ra cho các bạn trẻ đam mê nghề tổ chức sự kiện những khái niệm cơ bản về ngành nghề này. Xin mời quý bạn đọc đón xem và theo dõi!

1, Tổ chức sự kiện là gì?

Trước khi định nghĩa được tổ chức sự kiện là gì? Chúng ta nên tìm hiểu rõ ràng về khái niệm sự kiện là gì?

Sự kiện hay còn gọi là event là các hoạt động của con người có chủ đích được diễn ra tại một thời điểm, địa điểm nhất định. Mỗi sự kiện đều nhằm tới một đối tượng khách cụ thể với những thông điệp khác nhau.

Tuy nhiên, mục đích của một sự kiện chính là thu hút sự chú và đông đảo người quan tâm tham gia càng tốt.

Các loại sự kiện thường thấy:

  • Sự kiện lễ kỷ niệm: là các sự kiện nhắm tới như ngày thành lập một cơ quan đoàn thể nào đó, ngày kỷ niệm sinh nhật, kỷ niệm ngày cưới, kỷ niệm một sự kiện đặc biệt nào đó,...

  • Sự kiện giáo dục, đào tạo: Những loại sự kiện này thường là các chương trình hội thảo, chương trình hội nghị, chương trình training nhân viên, người học, các lễ tốt nghiệp,...

  • Sự kiện xúc tiến, quảng bá hình ảnh và thương mại: Những loại sự kiện này thường là các chương trình hội nghị khách hàng, lễ tri ân, lễ khai trương, khánh thành công ty, địa điểm kinh doanh, lễ ra mắt sản phẩm mới, các chương trình bốc thăm trúng thưởng, đại hội khách hàng,...

  • Sự kiện khen thưởng, tri ân: Lễ trao giải thưởng của một cuộc thi, lễ kỷ niệm ngày thương binh liệt sỹ, lễ diễu hành,...

  • Sự kiện ca múa nhạc giải trí, văn hóa,....

Vậy tổ chức sự kiện là gì?

Tổ chức sự kiện là tổ chức các hoạt động event, sự kiện thông qua các hình thức như hội thảo, hội nghị, triển lãm, tiệc, meeting,... trong tất cả lĩnh vực từ văn hóa, thương mại, kinh tế,... Thông qua đó người tổ chức sự kiện gửi gắm các thông điệp của mình muốn đưa ra tới những người tham gia chương trình.

2, Thế nào là một sự kiện thành công?

Nếu bạn đã là một người tổ chức sự kiện, thì mong muốn của mỗi chúng ta chính là sự kiện diễn ra suôn sẻ thành công tốt đẹp. Để đánh giá một sự kiện thành công người ta có thể đánh giá trên nhiều khía cạnh khác nhau, tuy nhiên có một số tiêu chí để đánh giá sự kiện thành công như sau:

  • Sự kiện diễn ra đúng kế hoạch được vạch ra và thu hút được đông đảo người quan tâm tham gia.

  • Người tham gia sự kiện phải nhận thức được thông điệp mà người tổ chức sự kiện muốn truyền tải. Điều này có nghĩa nếu là sự kiện bán hàng thì người tham gia phải thu hút, quan tâm và mua sản phẩm đó ngay tại sự kiện. Nếu là một sự kiện training nhân viên thì người tham gia phải hiểu được mục đích muốn được truyền tải, cảm thấy buổi sự kiện có ý nghĩa với mình.

  • Tất cả những thứ được vạch ra theo kế hoạch như số lượng người tham gia, các vật liệu và thiết bị cung ứng cho sự kiện phải đáp ứng vừa đủ. Không có tình huống không trong kịch bản diễn ra.

  • Sự kiện xảy ra với mức chi phí tối ưu, suôn sẻ, mọi người đều hoàn thành nhiệm vụ và kiểm soát được hiệu ứng đám đông.

Mặc dù tổ chức một sự kiện thành công là mong muốn của rất nhiều người tổ chức sự kiện, tuy nhiên không phải ai cũng có thể xây dựng và set up được một sự kiện thành công. Chính vì vậy, là một người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, khâu lập kế hoạch tổ chức sự kiện được đánh giá rất cao. Vậy để tổ chức một sự kiện thành công bạn cần phải chuẩn bị những gì?

3, Những thứ bạn cần chuẩn bị để tổ chức một sự kiện thành công

Để tổ chức một sự kiện thành công bạn phải chuẩn bị được những vấn đề sau đây:

Bước 1: Xác định mục đích và mục tiêu sự kiện. Để phác thảo được sơ bộ ý tưởng tổ chức sự kiện, xây dựng được ngân sách và nhân sự sơ bộ cho sự kiện bạn định tổ chức.

Bước 2: Xây dựng một kế hoạch chi tiết để tổ chức một sự kiện

Bao gồm những kế hoạch sau:

  • Kế hoạch chi tiết những công việc cần làm: Ở phần kế hoạch này bạn cần hoạch định ra được những việc bạn cần phải làm trước sự kiện, trong khi sự kiện diễn ra và sau khi sự kiện diễn ra bạn phải làm những gì?

  • Kế hoạch tài chính: Đây cũng là một trong những khâu rất quan trọng. Bởi không phải sự kiện nào cũng có tài chính sẵn sàng do đơn vị tổ chức có kinh phí. Có rất nhiều sự kiện, bạn cần phải có nguồn tài chính hỗ trợ từ các nhà tài trợ. Để có phần kinh phí này, bạn cần xây dựng được rõ ràng quyền lợi cho các nhà tài trợ, để họ thấy được lợi ích truyền thông mà các nhà tài trợ đạt được khi tham gia sự kiện của bạn.

  • Kế hoạch nhân sự: Để sự kiện diễn ra suôn sẻ thì nhân sự để thực hiện sự kiện chiếm vai trò đến 50% sự thành công của sự kiện. Đối với các sự kiện lớn thì giám đốc nhân sự và điều phối người cho sự kiện đóng vai trò rất quan trọng và khó có thể thay thế được.

  • Kế hoạch truyền thông sự kiện: Để khách hàng và người tham gia sự kiện biết đến sự kiện của bạn thì công tác truyền thông đóng vai trò sống còn với các đơn vị tổ chức sự kiện. Truyền thông sự kiện bao gồm nhiều kênh đa dạng từ online đến offline như facebook, zalo, google, báo điện tử gọi chung là social media. Ngoài ra còn các kênh truyền thống như báo giấy, tờ rơi, băng rôn, poster,...

  • Kế hoạch và timeline chi tiết chương trình diễn ra: Phần này cũng đóng một vai trò quan trọng để giữ được khác tới sự kiện có đủ quan tâm và hứng thú ở lại cho đến khi sự kiện diễn ra hết. Chính vì vậy, hầu hết các sự kiện hiện nay đều bao gồm một phần yếu tố giải trí hoặc quà tặng để thu hút khách hàng.

  • Kế hoạch sau khi kết thúc sự kiện: Đối với các sự kiện bán hàng, tri ân thì kế hoạch sau khi kết thúc sự kiện sẽ giúp khách hàng nhớ đến bạn lâu hơn. Hạng mục này thường bao gồm các ấn phẩm báo chí, thông tin bài đăng về chương trình sau sự kiện. Các tin nhắn, email thăm hỏi khách hàng sau khi tham gia.

Bước 3: Sau khi xây dựng được các kế hoạch chi tiết cho việc tổ chức sự kiện thì việc tìm kiếm các nhà cung cấp và khảo sát địa điểm tổ chức sự kiện đóng vai trò khá quan trọng để chương trình của bạn thành công tốt đẹp.

Ở bước này, người tổ chức sự kiện phải có những nhận định và so sánh sâu sắc để lựa chọn cho mình một nhà cung cấp đáp ứng được chất lượng dịch vụ và chi phí.

Khâu chi phí và báo giá rất quan trọng, bởi khi tổ chức một sự kiện có rất nhiều thứ phát sinh, nên ban đầu nhà cung cấp để tăng lợi thế cho mình thường không nêu rõ cho người tổ chức sự kiện.

Chính vì vậy, bạn cần phải tiên liệu được các tình huống xảy ra để đàm phán một mức giá tốt nhất cho sự kiện của bạn.

Sự kiện càng lớn thì mức độ chuyên nghiệp và kinh nghiệm của người tổ chức sự kiện càng được quan tâm và xem xét kỹ lưỡng. Bởi không phải ai cũng có đủ kinh nghiệm để tiên liệu những tình huống phát sinh trong quá trình tổ chức sự kiện.

Chính vì vậy, lên một kế hoạch chi tiết cùng với việc tham khảo các ý tưởng sáng tạo khác nhau sẽ giúp cho sự kiện của bạn được tốt hơn. Nếu bạn đang tìm kiếm ý tưởng và nhà cung cấp tổ chức sự kiện cho chính mình, liên hệ với Đại Nhật ngay ngày hôm nay để được tư vấn chi tiết bạn nhé!

Cảm ơn bạn đã đánh giá
0 Sao 0 Đánh giá
Sản Phẩm Nổi Bật
Hình nộm ông già noel

Hình nộm ông già noel

Giá : Liên hệ

Hình nộm chú hề

Hình nộm chú hề

Giá : Liên hệ

Hình nộm com vịt

Hình nộm com vịt

Giá : Liên hệ

Hình nộm chai thuốc

Hình nộm chai thuốc

Giá : Liên hệ

Rối hơi màu xanh dương

Rối hơi màu xanh dương

Giá : Liên hệ

Bài viết nổi bật
Cơ sở may bạt dù tốt nhất

Cơ sở may bạt dù tốt nhất

Ngày Đăng : 02-10-2019

Hình nộm cảnh sát giao thông

Hình nộm cảnh sát giao thông

Ngày Đăng : 02-10-2019