Quy trình để bạn tổ chức 1 sự kiện thành công rực rở

Cập nhật ngày : 09-12-2019 16:34

 

Hiện nay, khi thời đại mở cửa hơn, người dân không chỉ lo đến ăn no mặc ấm nữa mà quan tâm thêm về thị hiếu, thẩm mỹ, các nhu cầu giải trí ngày càng đa dạng hơn.

Chính vì vậy, các sự kiện văn hóa, giải trí, tiếp thị, cung cấp thông tin trong các hội thảo đang nở rộ hơn bao giờ hết. Tuy nhiên, với sự đại trà của các sự kiện và các nhà tổ chức, nên có rất nhiều sự kiện khi mở ra không thu hút được sự quan tâm và để lại ấn tượng xấu với khách hàng, người tham gia.

Vậy làm thế nào để một sự kiện diễn ra được thành công và thu được hiệu quả truyền thông cao? Ở bài viết này Đại Nhật sẽ chia sẻ tới quý bạn đọc quy trình cụ thể để các bạn có thể tổ chức 1 sự kiện thành công rực rỡ. Xin mời quý bạn đọc đón xem!

Bước 1: Tiếp nhận thông tin sự kiện từ cấp trên hoặc từ đối tác khách hàng

Bước đầu tiên trong việc tổ chức một sự kiện chính là tiếp nhận những thông tin cơ bản về sự kiện mà bạn sẽ tổ chức bao gồm những nội dung sau:

  • Sự kiện bạn tổ chức là sự kiện gì: sự kiện giải trí ca nhạc, sự kiện thể thao, lễ công bố, lễ trao giải, lễ kỷ niệm, lễ khánh thành, lễ tri ân, lễ trao giải, triển lãm bán hàng, triển lãm thông tin du học,...

  • Thời gian và địa điểm tổ chức chương trình

  • Đối tượng khách hàng tham gia: độ tuổi, thị hiếu, tập khách hàng nhắm tới,...

  • Số lượng khách hàng mục tiêu của sự kiện

  • Ngân sách dự kiến của sự kiện

Bước 2: Tiến hành nghiên cứu thông tin về sự kiện và mục đích chương trình chi tiết

Sau khi nhận được order từ khách hàng, cấp trên, bạn dành ra một thời gian nhất định để nghiên cứu về loại hình tổ chức sự kiện.

Thu thập thông tin từ thị trường, các sự kiện tương tự từ đối thủ hoặc tham khảo những chương trình khách về cả ý tưởng, cách thức tổ chức,...

Bước 3: Sáng tạo ý tưởng

Sau khi nghiên cứu thị trường, đối thủ và các sự kiện diễn ra trong thời gian gần đây và sự kiện tương tự đã diễn ra. Người làm sự kiện phải đưa ra ý tưởng để tổ chức chương trình, từ ý tưởng tổng quát chung này sẽ triển khai ra những đề mục chi tiết để xây dựng lên chương trình cụ thể bao gồm những ý tưởng về mặt sau:

  • Ý tưởng nội dung sự kiện: bao gồm nội dung truyền thông trước sự kiện và nội dung truyền tải sau sự kiện

  • Ý tưởng truyền thông: Thông điệp mà sự kiện muốn truyền tải cho khách hàng tham gia sự kiện

  • Ý tưởng thiết kế sự kiện bao gồm: ý tưởng các ấn phẩm truyền thông trước sự kiện, ý tưởng thiết kế sân khấu, hội trường tổ chức sự kiện.

  • Ý tưởng khác: phần này sẽ căn cứ vào loại hình tổ chức sự kiện của bạn nếu là sự kiện âm nhạc thì là ý tưởng về giải trí, hiệu quả hình ảnh và âm nhạc, nếu sự kiện về giáo dục thì là các ý tưởng về đào tạo, sự kiện bán hàng sẽ là các ý tưởng để bán hàng và tăng doanh số,...

Đây là một khâu tương đối quan trọng trong việc tổ chức sự kiện, bởi với sự đa dạng của các sự kiện ngày nay. Nếu sự kiện của các bạn không khác biệt và thu hút, thì dù team truyền thông của bạn có mạnh đến đâu cũng rất khó để có thẻ thu được hiệu ứng truyền thông và sự quan tâm của khách tham gia như ý muốn.

Những người làm sự kiện, làm về marketing phải có ý tưởng và óc sáng tạo thay đổi theo thị hiếu của đại chúng và thay đổi liên tục.

Bước 4: Lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Bên cạnh việc lên ý tưởng tổ chức sự kiện thì việc lập kế hoạch tổ chức sự kiện là vô cùng quan trọng và quyết định đến việc một sự kiện có được tổ chức thành công hay không. Những công việc kế hoạch tổ chức sự kiện sẽ bao gồm:

  • Kế hoạch chi tiết những công việc cần làm: Sẽ bao gồm công việc cần làm trước khi tổ chức sự kiện, các việc phục vụ cho công tác chuẩn bị sự kiện và truyền thông, các công việc cần phải hoàn thiện trong khi diễn ra sự kiện và các công việc sau khi kết thúc sự kiện,...

  • Kế hoạch nhân sự: sẽ bao gồm nhân sự phụ trách từ việc lập kế hoạch chi tiết, kế hoạch truyền thông, kế hoạch tài chính, nhân sự khảo sát địa điểm, nhân sự lên ý tưởng chương trình, nhân sự biểu diễn, nhân sự hậu cần, nhân sự chạy quảng cáo, nhân sự quan hệ công chúng,...

  • Kế hoạch truyền thông sự kiện: sẽ bao gồm các công cụ truyền thông online và offline. Các công cụ truyền thông online như Facebook, Zalo, Instagram, Google, Website, báo điện tử, diễn dàn, forum, group trên facebook, gửi SMS, gửi email,...

Các công cụ truyền thông offline như: phát tờ rơi, treo poster, treo băng rôn, phát vé mời, phát biểu tại các sự kiện khác có đối tượng phù hợp với đối tượng của sự kiện...

  • Kế hoạch tài chính: sẽ bao gồm việc lên dự trù ngân sách cho từng hạng mục, sau đó căn cứ vào nguồn lực hiện tại để đề xuất xin thêm hoặc xin tài trợ từ các đơn vị khác

  • Kế hoạch và timeline chi tiết chương trình diễn ra: sẽ bao gồm việc kế hoạch thiết kế cảnh quan, bố trí sơ đồ trong chương trình và timeline chi tiết các mục sẽ diễn ra trong sự kiện

  • Kế hoạch sau khi kết thúc sự kiện: bao gồm chương trình chào khách, tặng quà cho khách đi về hay gửi email, gọi điện cảm ơn khách đã tham gia sự kiện

Bước 5: Thiết kế sự kiện

Việc thiết kế sự kiện sẽ căn cứ vào ý tưởng và nội dung, thông điệp truyền thông để lên được thiết kế chung. Phần này sẽ phải theo 1 thông điệp và mô tuýp xuyên suốt chương trình khiến cho khách hàng dễ dàng nhận diện sự kiện của các bạn.

  • Thiết kế các ấn phẩm truyền thông bao gồm: thiết kế tờ rơi, thư mời, quà tặng, thiết kế các banner treo trên website, hình ảnh facebook, zalo, google, clip viral cho youtube, băng rôn, poster, vé mời hoặc vé tham gia chương trình,...

  • Thiết kế các ấn phẩm sử dụng trong sự kiện: thiết kế quà tặng, sticker, các standee đặt trong sự kiện như standee chào mừng, standee timeline sơ đồ, standee hướng dẫn khách tham gia, phiếu bốc thăm trúng thưởng, phiếu check in,...

  • Thiết kế cảnh quan: bao gồm thiết kế sân khấu, backdrop chụp hình, các mô hình để chụp hình cho khách tham gia sự kiện,...

Bước 6: Thực hiện kế hoạch tổ chức sự kiện

Sau khi lên được kế hoạch tổ chức sự kiện và kế hoạch nhân sự chi phí thì việc bắt tay vào để chuẩn bị sự kiện là cần thiết. 

Tùy thuộc vào mức độ của sự kiện mà thời gian chuẩn bị ngắn dài khác nhau, thông thường các sự kiện vừa và nhỏ sẽ có thời gian chuẩn bị và truyền thông trước khoảng 1 - 3 tháng.

Bước 7: Tiến hành “chạy” chương trình sẽ bao gồm 3 phần trước sự kiện, trong sự kiện và sau sự kiện

Trước sự kiện:

  • Tập hợp nhân lực tham gia tổ chức sự kiện, phân chia công việc cụ thể cho từng cá nhân, bộ phận.

  • Khảo sát địa điểm tổ chức phù hợp để lên được sơ đồ bố trí và thiết kế cảnh quan sơ bộ cho sự kiện

  • Liên hệ các bên liên quan. (Các nhà cung cấp dịch vụ hỗ trợ: âm thanh, ánh sáng, ẩm thực; nghệ sĩ biểu diễn…)

  • Kiểm soát quá trình thiết kế, in ấn Băng rôn, poster, backdrop, thư mời…

  • Thực hiện truyền thông cho sự kiện.

  • Sắp xếp mời khách, phương tiện đi lại.

  • Dàn dựng sự kiện và lắp đặt các thiết bị sự kiện. Hạng mục này sẽ căn cứ vào mức độ và quy mô của sự kiện, hầu hết các sự kiện chỉ yêu cầu tầm 1 - 2 ngày để dàn dựng và lắp đặt thiết bị trước khi chạy chương trình để tiết kiệm chi phí

  • Sau khi dàn dựng sự kiện việc tiếp theo là tổ chức tổng duyệt chương trình để đảm bảo sự kiện được diễn ra một cách trôi chảy nhất

  • Chuẩn bị các phương án dự phòng xử lý các rủi ro có thể xảy ra.

Nhiệm vụ của người quản lý sự kiện là phân công công việc, quy định thời hạn cụ thể cho từng hạng mục công việc, theo dõi tiến độ thực hiện… để đảm bảo mọi công tác chuẩn bị được tiến hành tốt nhất.

Trong sự kiện

Trong quá trình sự kiện diễn ra, người quản lý chính sẽ chịu trách nhiệm điều phối mọi hoạt động thông qua hệ thống máy bộ đàm với các nhân viên hỗ trợ đảm bảo sự kiện diễn ra đúng dự tính, làm hài lòng người tham dự lẫn khách hàng/công ty.

Tùy thuộc vào mức độ và quy mô của sự kiện mà sẽ có một hay nhiều người chịu trách nhiệm điều phối sự kiện và đảm nhiệm vai trò ở các hạng mục khác nhau. 

Các sự kiện lớn thường sẽ chia ra: nhân sự điều phối nhân sự, nhân sự điều phối cảnh quan, nhân sự điều phối khách hàng, nhân sự điều phối âm thanh, nhân sự điều phối ánh sáng, nhân sự điều phối hậu cần,...

Sau sự kiện

  • Tiến hành thu dọn hiện trường, bàn giao địa điểm.

  • Trao trả các thiết bị, vật dụng thuê mượn từ nhà cung cấp.

  • Kết thúc sự kiện.

  • Tính toán thù lao cho nhân sự của sự kiện, quyết toán chi phí cho các bên liên quan, các hạng mục chi phí phát sinh thêm bớt.

  • Tổng kết những gì đã hoàn thành, chưa hoàn thành, đo lường hiệu quả: bao nhiêu người tham dự, bao nhiêu người mua hàng (nếu có), phản hồi của người tham dự… Và rút kinh nghiệm để những lần tổ chức sự kiện sau được tốt hơn.

  • Tổng kết công tác quảng cáo, truyền thông

  • Làm báo cáo tổng kết gửi khách hàng/cấp trên.

  • Gửi thư, gọi điện cảm ơn và tặng quà cho khách hàng tham gia sự kiện nếu có.

Trên đây là quy trình hoàn chỉnh để giúp quý bạn đọc có thể chuẩn bị được cho mình những sự kiện hay và thành công nhân. Nếu có bất cứ thắc mắc nào trong quá trình lên kế hoạch và tổ chức sự kiện của mình, liên hệ với Đại Nhật ngay ngày hôm nay bạn nhé!

Cảm ơn bạn đã đánh giá
0 Sao 0 Đánh giá
Sản Phẩm Nổi Bật
Hình nộm ông già noel

Hình nộm ông già noel

Giá : Liên hệ

Hình nộm chú hề

Hình nộm chú hề

Giá : Liên hệ

Hình nộm com vịt

Hình nộm com vịt

Giá : Liên hệ

Hình nộm chai thuốc

Hình nộm chai thuốc

Giá : Liên hệ

Rối hơi màu xanh dương

Rối hơi màu xanh dương

Giá : Liên hệ

Bài viết nổi bật
Cơ sở may bạt dù tốt nhất

Cơ sở may bạt dù tốt nhất

Ngày Đăng : 02-10-2019

Hình nộm cảnh sát giao thông

Hình nộm cảnh sát giao thông

Ngày Đăng : 02-10-2019